Faktury i płatności

Do czego służy ta zakładka

To centrum rozliczeń kancelarii. Tutaj wystawiasz faktury ze spraw, kontrolujesz płatności i pilnujesz zaległości.

Gdzie ją znajdziesz

Panel -> Finanse.

Co znajdziesz w module Finanse

• listę wszystkich faktur z filtrami i wyszukiwaniem,
• podsumowanie: wszystkie, opłacone, oczekujące, zaległe,
• przejście do edycji, podglądu i wydruku PDF,
• zakładkę płatności i historię wpłat,
• ustawienia faktur (dane sprzedawcy, numeracja, parametry płatności).

Jak pracować krok po kroku

1. Wystaw fakturę ze sprawy Najbezpieczniej tworzyć fakturę bezpośrednio z konkretnej sprawy, żeby dane były spójne.

2. Sprawdź dokument przed wysyłką Zweryfikuj daty, pozycje, kwoty i warunki płatności.

3. Ustaw właściwy status Na starcie zwykle: szkic albo wystawiona. Potem aktualizuj zgodnie z przebiegiem płatności.

4. Rejestruj każdą wpłatę Po każdej płatności dodaj wpis z kwotą, datą i metodą.

5. Domykaj zaległości regularnie Najlepiej codziennie krótki przegląd zaległych faktur, zamiast długiego porządkowania raz na tydzień.

Statusy faktur i ich sens

• Szkic: dokument roboczy, jeszcze przed finalnym wystawieniem.
• Wystawiona: gotowa do przekazania klientowi.
• Wysłana: przekazana klientowi do opłacenia.
• Opłacona: rozliczona w całości.
• Po terminie: termin minął, a płatność nie została domknięta.
• Anulowana: dokument wycofany z użycia.

Co robić, gdy płatność się spóźnia

• potwierdź poprawność danych i terminu,
• skontaktuj się z klientem na podstawie faktów,
• zaktualizuj status po każdej zmianie.
• odnotuj każdą częściową wpłatę, żeby saldo było wiarygodne.

Najczęstsze błędy

• wystawienie faktury z opóźnieniem,
• nieaktualne statusy płatności,
• brak regularnego przeglądu zaległości,
• trzymanie informacji o wpłatach poza systemem.

Efekt poprawnej pracy

• lepsza płynność finansowa,
• mniej niespodzianek,
• wiarygodne dane do decyzji,
• szybka odpowiedź na pytanie "ile zostało do zapłaty".

FAQ

Kiedy aktualizować status płatności?
Natychmiast po wpływie środków lub po każdej istotnej zmianie statusu.

Co jeśli klient kwestionuje fakturę?
Najpierw zweryfikuj dane i ustalenia, potem wprowadź korektę zgodnie z procesem.

Czy można odkładać przegląd zaległości?
Nie warto. Krótki regularny przegląd daje najlepszy efekt.

Czy mogę usunąć każdą fakturę?
Nie. Opłaconej faktury nie powinno się usuwać. Takie przypadki obsługuje się zgodnie z procesem finansowym firmy.

Czy mogę wystawiać kilka faktur do jednej sprawy?
Tak, jeśli tak działa Twój model rozliczeń i zakres pracy jest dzielony na etapy.

Problemy i rozwiązania

Problem: faktura została wystawiona z błędem.
Rozwiązanie: popraw dokument zgodnie z procesem finansowym i od razu zaktualizuj status w systemie.

Problem: klient twierdzi, że nie otrzymał faktury.
Rozwiązanie: sprawdź historię wysyłki i dane kontaktowe, potem wyślij dokument ponownie.

Problem: rośnie liczba zaległych płatności.
Rozwiązanie: wprowadź stały rytm kontroli zaległości i szybką reakcję po przekroczeniu terminu.

Problem: kwoty w raporcie się nie zgadzają.
Rozwiązanie: sprawdź, czy wszystkie wpłaty są zapisane w historii płatności i czy status faktury odpowiada realnemu stanowi.

---

Co dalej? Przejdź do Prace powtarzalne.